Tietosuojaseloste

1. Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Tämä tietosuojaseloste on laadittu täyttämään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 13 artiklan mukainen informointivelvoite. Tietosuoja on olennainen osa potilasturvallisuutta ja hoidon laadunvarmistusta. Tässä asiakirjassa selvitämme, miten Lieksan Hammassilta kerää, käsittelee ja suojaa henkilötietojasi.

Varatessasi ajan puhelimitse, sähköpostitse tai Aikasi.fi-nettiajanvarauksen kautta sekä käydessäsi vastaanotollamme sinusta kerätään tietoja, joita tarvitsemme hoitosi suunnitteluun, järjestämiseen, toteutukseen ja seurantaan. Tietojasi käsitellään aina luottamuksellisesti, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille muutoin kuin lainsäädännön vaatimalla tavalla (kuten Kanta-palveluihin).

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

• Rekisterinpitäjä: Lieksan Hammassilta
• Y-tunnus: 1615046-8
• Puhelinnumero: 013 521 581
• Sähköposti: toimisto@hammassilta.fi
• Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Timo Mäki-Kokkila

Yhteisrekisterinpitäjyys: Lieksan Hammassilta sekä sen tiloissa mahdollisesti toimivat itsenäiset ammatinharjoittajat toimivat yhteisrekisterinpitäjinä ammatinharjoittajien antaman hammashoidon osalta. Lieksan Hammassilta toimii ensisijaisena yhteyspisteenä tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksia koskevissa pyynnöissä.

Hälytysjärjestelmän kameroiden hälytystilanteessa tallentaman kuva-aineiston osalta Lieksan Hammassilta ja Verisure Oy toimivat yhteisrekisterinpitäjinä (ks. kohta 5).

3. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojasi käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• Hammashoidon toteuttaminen ja potilassuhteen hoito: Tutkimus, diagnosointi, hoidon suunnittelu, toteutus ja hoitokutsut.
  • Oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023 ja Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992). Henkilötunnusta käsitellään potilaiden luotettavaa yksilöintiä ja potilasturvallisuutta varten.
• Ajanvaraus ja asiakaspalvelu: Varausten hallinnointi ja ajanvarausmuistutukset puhelimitse, sähköpostitse sekä Aikasi.fi-nettiajanvarauksen kautta.
  • Nettiajanvarauksen erilliseen rekisteriselosteeseen voit tutustua täällä: Aikasi.fi-rekisteriseloste (PDF).
  • Oikeusperuste: Sopimuksen täytäntöönpano ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
• Laskutus ja kirjanpito: Hoitotoimenpiteiden laskutus, maksunvalvonta ja kirjanpito.
  • Oikeusperuste: Lakisääteinen velvoite (Kirjanpitolaki 1336/1997) ja sopimuksen täytäntöönpano.
• Verkkosivuston kehittäminen: Hammassilta.fi-sivuston kävijämäärien ja käytön tilastollinen seuranta anonymisoidusti sivuston toimivuuden ja sisällön kehittämiseksi.
  • Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
• Tilaturvallisuus ja hälytystilanteet: Vastaanoton tiloissa (odotusaula ja toimenpidehuoneet) on Verisure Oy:n toimittama turvajärjestelmä, johon kuuluu kameroita. Kamerat eivät kuvaa eivätkä tallenna jatkuvasti. Kuvaus käynnistyy ainoastaan hälytystilanteessa: kun henkilökunta painaa hälytyspainiketta tai kun järjestelmän palo-, savu- tai murtohälytin laukeaa. Hälytystilanteessa tallenne voi sisältää kuvaa myös tiloissa olevista asiakkaista ja potilaista. Kuvamateriaalia käytetään yksinomaan hälytyksen syyn selvittämiseen sekä asiakas-, potilas- ja henkilöstöturvallisuuden varmistamiseen.
  • Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (turvallisuuden varmistaminen ja rikosten ehkäisy).

4. Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Tietosisältö:

• Perustiedot: Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Terveys- ja potilastiedot: Terveydentilaa, esitietoja, diagnooseja, hoitotoimenpiteitä, lääkitystä ja röntgenkuvia koskevat tiedot sekä potilaskertomusmerkinnät.
• Ajanvaraus- ja laskutustiedot: Varausten ajankohdat, maksutiedot ja laskutushistoria.
• Hälytysjärjestelmän kuvatallenteet: Verisure-turvajärjestelmän kameroiden hälytystilanteessa tallentama kuva-aineisto odotusaulasta ja toimenpidehuoneista sekä tallenteen ajankohta.

Tietolähteet: Tiedot kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään ajanvarauksen, yhteydenottojen, esitietolomakkeen ja hoitokäynnin yhteydessä. Osoitetietojen ajantasaisuus voidaan varmistaa väestötietojärjestelmästä tai Postin osoitepalvelusta, jotta terveystietoja ei lähetetä virheelliseen osoitteeseen.

5. Tietojärjestelmät, verkkosivusto ja tietojen siirrot

Potilastietoja, verkkosivustoa ja ajanvarauksia hallinnoidaan turvallisissa, terveydenhuollon lainsäädännön ja tietoturvavaatimukset täyttävissä järjestelmissä:

• Potilastietojärjestelmä (Helmi): Hammashoidon potilaskertomukset, tutkimustulokset ja ajanvaraustiedot tallennetaan Receptum Oy:n toimittamaan Helmi-potilastietojärjestelmään. Receptum Oy toimii järjestelmän osalta henkilötietojen käsittelijänä.
• Kanta-palvelut: Potilastiedot tallennetaan valtakunnalliseen Potilastiedon arkistoon ja lääkemääräykset Reseptikeskukseen (Kanta). Voit tarkastella omia tietojasi Omakanta-palvelussa (www.kanta.fi/omakanta).
• Verkkosivusto ja hostaus: Hammassilta.fi-verkkosivustoa ylläpidetään Euroopan unionin (EU/ETA) alueella sijaitsevilla palvelimilla (Scalingo SAS, Ranska). Sivustolla ei käytetä evästeitä. Kävijämääriä mitataan Pirsch-analytiikkapalvelulla (Emvi Software GmbH, Saksa, palvelimet EU:ssa), joka ei käytä evästeitä eikä tallenna IP-osoitetta: kävijä tunnistetaan vain saman päivän ajan tiivisteestä, josta henkilöä ei voi tunnistaa. Sivuston kautta ei kerätä potilastietoja (nettiajanvaraus tapahtuu erillisen ja suojatun Aikasi.fi-palvelun kautta). Palveluntarjoajien tietosuojaselosteet: Scalingo – Privacy Policy, Pirsch Analytics – Privacy Policy.
• Verisure Oy (turvajärjestelmä): Hälytystilanteissa syntyvien kuvatallenteiden osalta Lieksan Hammassilta ja Verisure Oy (Y-tunnus 1773522-2) toimivat yhteisrekisterinpitäjinä. Verisure vastaa tallenteiden teknisestä käsittelystä ja hälytyksen hoitamisesta, ja Verisuren hälytyskeskus voi katsoa kameroiden välittämää kuvaa hälytyksen todentamiseksi. Lieksan Hammassilta toimii ensisijaisena yhteyspisteenä tallenteita koskevissa rekisteröidyn pyynnöissä. Tallenteita voidaan luovuttaa poliisille tai pelastusviranomaisille hälytystilanteen selvittämiseksi. Verisuren kameravalvontaa koskevaan tietosuojaselosteeseen voit tutustua täällä: Verisure – Kameravalvonnan tietosuoja.
• Viranomaiset ja muut toimijat: Tietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille vain lainsäädännön perusteella tai asiakkaan suostumuksella (esim. Kelan suorakorvaukset, vakuutusyhtiöt, erikoissairaanhoidon jatkohoitolähetteet).
• Tietoja ei myydä, vuokrata eikä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietojasi vain lainsäädännön edellyttämän ajan:

• Potilastiedot: Säilytetään lainsäädännön (sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista) mukaisesti pääsääntöisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta syntymästä.
• Lokitiedot: Potilastietojärjestelmän lokitietoja säilytetään lakisääteisesti vähintään 12 vuotta niiden syntymisestä.
• Laskutustiedot: Säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä.
• Hälytysjärjestelmän kuvatallenteet: Verisure säilyttää hälytystilanteen tallenteita enintään 60 päivää, minkä jälkeen ne poistuvat automaattisesti. Rikosepäilyn tai muun selvitystarpeen vuoksi yksittäinen tallenne voidaan säilyttää asian käsittelyn ajan.

7. Tietoturvan periaatteet

Tietoja käsitellään aina ehdottoman luottamuksellisesti. Potilastietojasi käsittelevät vain ne terveydenhuollon ammattilaiset ja työntekijät, joiden työtehtävät sitä edellyttävät.

• Fyysinen turvallisuus: Manuaalinen aineisto (esim. paperiset esitietolomakkeet) säilytetään valvotuissa ja lukituissa tiloissa.
• Digitaalinen turvallisuus: Sähköiset tiedot on suojattu ammattimaisilla tietoturvaratkaisuilla (käyttöoikeuksien rajaus, henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, vahva tunnistautuminen ja salatut yhteydet). Tietojen katselusta ja käsittelystä jää aina lokimerkintä.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tietosuoja-asetuksen puitteissa oikeus:

• Tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot sekä potilastietojärjestelmän lokitiedot.
• Vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua (potilaskertomuksen historiatietoja voidaan korjata vain, mikäli ne ovat virheellisiä).
• Vaatia tietojesi poistamista siltä osin kuin käsittely ei perustu lakisääteiseen säilytysvelvollisuuteen. Huomaathan, että potilasasiakirjat yhteystietoineen sekä laskutustiedot on säilytettävä lain edellyttämän ajan (ks. kohta 6), eikä niitä voida poistaa pyynnöstä.
• Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä (www.tietosuoja.fi).

Tietosuojaoikeuksien käyttämiseksi voit olla yhteydessä tietosuoja-asioiden yhteyshenkilöön (Timo Mäki-Kokkila, toimisto@hammassilta.fi).

Tietosuojaseloste päivitetty 22.9.2026